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Et si vous pouviez faire des réunions efficaces et motivantes avec toute votre équipe ? Ça vous intéresserait ? Dans cet article, nous vous proposons d’évoquer les problématiques de réunion rencontrées dans les entreprises et institutions ; puis, les bénéfices de la réunion déléguée et les bonnes pratiques observées sur le terrain par notre collectif de coachs formateurs en organisations.
Là où le bât blesse :
En tant que managers, vous savez sans doute déjà que vous passez chacun en moyenne 6 semaines par an en réunion, 3 semaines si vous êtes opérationnels. Et pour quel résultat ?
L’impact des réunions n’est pas neutre en termes de production et de motivation des équipes. Dans beaucoup d’organisations, cette maladie qui affecte toutes les réunions hebdomadaires a déjà trouvé son petit nom : la réunionite !
Quels sont les symptômes de la réunionite ?
1) Il n’y a pas de cadrage, ni d’objet de la réunion
On y va par habitude, l’équipe ne connait pas le sujet qui va être traité. Encore moins le but… Au final, les collaborateurs arrivent en étant ni préparés ni motivés. Certains disent même dans les couloirs que cela ne sert à rien de se réunir ainsi.
Conclusion : Un grand nombre des collaborateurs peuvent en sortir insatisfaits ou démotivés.
2) Le cadre temps n’est pas respecté et n’est pas adapté aux objectifs
Les réunions sont plus longues que prévues, et on n’a parfois pas le temps de finir la discussion. Certains collaborateurs préfèrent répondre aux urgences terrain, s’autorisent à sortir de la salle pour répondre au téléphone, car ils ont l’impression de perdre du temps en réunion.
3) La réunion produit des idées mais pas des actions
Voilà un grand classique : Peu de décisions sont prises pendant les réunions. Souvent le responsable reporte à plus tard les décisions délicates. Et quand l’équipe arrive à prendre une décision, elle n’est pas toujours suivie par une action concrète sur le terrain. C’est ainsi qu’il n’est pas rare de revoir les mêmes sujets revenir de réunion en réunion…
4) Tout le monde n’est pas impliqué dans la réunion
Ce sont toujours les mêmes qui parlent !
Le responsable anime toute la réunion. Résultat : certains se demandent pourquoi ils sont là. Ils ne se sentent pas impliqués dans les débats ou les décisions.
5) Il n’y a ni suivi ni plan d’actions pour chacun
Il n’y a aucune visibilité sur les décisions prises. C’est le fameux syndrome du « On est d’accord, on fait ça, vous avez compris ! ».
6) L’équipe ne progresse pas avec les réunions
Il n’y a pas de prise de recul, « on a la tête dans le guidon ». Il n’y a pas d’apprentissage collectif durant les réunions.
La réunion, et c’est sans doute là l’un de ces enjeux majeurs, doit permettre à chacun de collaborer et de travailler ensemble dans une même dynamique, constructive pour tous.
Alors comment impliquer vos équipes dans les réunions, à distance ou en présentiel, remobiliser les talents après une crise sanitaire aussi impactante ? Comment parvenir, même à distance, à une haute qualité de communication, pour que vos messages sont compris, entendus, et engager l’ensemble des collaborateurs dans les prises de décisions ?
Il existe heureusement des solutions concrètes et éprouvées sur le terrain :
La réunion déléguée
Quels en sont les apports ?
Si vous avez besoin:
- De gagner du temps et de l’efficacité dans vos réunions
- De travailler ensemble dans votre organisation
- D’impliquer les participants avec une méthode partagée de réunion
- De faire concrétiser des décisions par des actions sur le terrain
- De trouver des solutions ensemble sur des problématiques
- De transformer les idées en actions concrètes sur le terrain
- De développer des compétences relationnelles
Pourquoi cette approche de réunion déléguée et pas une autre ?
- Elle a fait ses preuves d’efficacité sur le terrain.
- Elle prend en considération les enjeux des équipes et de l’organisation.
- Elle permet de changer la façon de travailler ensemble, que vous soyez une PME ou une organisation publique.
- De plus, c’est plus rapide, et ça demande moins d’énergie.
Avec la réunion déléguée, l’équipe définit collectivement l’objet de la réunion, le contrat et les attentes de chaque participant.
La réunion déléguée c’est quoi ?
C’est plusieurs rôles que l’on distribue librement pour que la réunion soit efficace. Et il y a bien entendu derrière des compétences à développer et à accompagner pour que chacun de ces rôles soient tenus dans la juste posture, et avec efficacité.
Chacun des participants est ainsi invité à tenir un rôle et ainsi à développer ses compétences. Quels sont les rôles importants ?
- Le gardien du temps
C’est celui qui garantit le rythme et l’efficacité de la réunion. Il n’est pas là que pour rappeler à l’ordre lorsque le temps imparti est révolu. Il peut également décider, en accord avec le groupe, d’allouer du temps supplémentaire.
- Le pousse décision
Le pousse décision confronte le groupe pour aboutir, comme vous vous en doutez, à des décisions concrètes. Il y a derrière ce rôle un véritable travail et des compétences à acquérir : L’écoute, la reformulation, oser interrompre avec pertinence, la juste expression en termes d’actions, de faisabilité, sous la responsabilité du groupe.
En un mot, le pousse décision invite le groupe à transformer les idées en actions concrètes sur le terrain.
- Le facilitateur
C’est celui qui veille à ce que chacun participe et prenne la parole. Il s’assure que chacun travaille ensemble. Le facilitateur prête également attention au niveau d’énergie du groupe : Il rythme la réunion, fluidifie les échanges, à l’image d’un chef d’orchestre, afin que tout le monde soit entendu.
- Le scribe
Le scribe note les actions et les décisions prises, ainsi que le contenu des échanges. Son écoute et sa précision dans la prise de note sont donc essentielles, car le scribe permet de sauvegarder la « mémoire » du groupe. Dans une version avancée, il peut également se servir de techniques telles que le mindmapping ou la facilitation graphique (scribing) pour soutenir le processus d’attention du groupe.
- L’observateur
L’observateur, tout en participant lui-même activement à la réunion, prend le temps de regarder ce qui se passe et propose à la fin de la réunion, ou d’une séquence de travail, des actions pour améliorer les comportements et l’efficacité concernant le « comment animer la réunion », la tenue des rôles…
Bien entendu la réunion déléguée n’est qu’une recette de plus, si vous n’accompagnez pas son appropriation de façon pédagogique. Elle doit être adaptée au niveau de maturité du groupe et nécessite l’acquisition d’une posture de travail et de compétences réelles. Cette approche nécessite souvent un accompagnement pour transformer les habitudes, révéler le potentiel des équipes, et de nouvelles attitudes durables dans l’organisation.
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